Tổng đài ảo cho doanh nghiệp là gì? Giải pháp tăng doanh thu bạn có biết

Một trong những giải pháp giúp tối ưu hóa quy trình kinh doanh và tăng doanh thu được nhiều doanh nghiệp áp dụng đó là cài đặt tổng đài ảo. Vậy bạn có biết tổng đài ảo cho doanh nghiệp là gì không? Hãy cùng tìm hiểu bài viết sau đây của Antuongpro nhé!

Tìm hiểu khái niệm tổng đài ảo cho doanh nghiệp là gì?

Tổng đài ảo (còn được gọi bằng những cái tên như: Cloud PBX, Hosted PBX,Virtual PBX.). Đây là một hệ thống tổng đài điện thoại hoạt động dựa trên công nghệ đám mây, thay thế cho các hệ thống tổng đài truyền thống với chi phí bảo trì cao. Với tổng đài ảo, doanh nghiệp dễ dàng quản lý và xử lý các cuộc gọi đến và đi. Thông qua kết nối internet mà không cần lắp đặt hệ thống phần cứng tại chỗ.

Cách thức hoạt động của tổng đài ảo cho doanh nghiệp là gì?

Tổng đài ảo hoạt động dựa trên công nghệ VoIP, kết nối các thiết bị như điện thoại thông minh, máy tính và các thiết bị khác thông qua mạng internet. Khi có cuộc gọi đến, hệ thống sẽ tiếp nhận và xử lý cuộc gọi theo các thiết lập đã được cài đặt sẵn. Và điều hướng khách hàng đến đúng bộ phận cần thiết trong doanh nghiệp. Bên cạnh đó, tổng đài ảo còn tích hợp tính năng ghi âm và lưu trữ cuộc gọi. Hỗ trợ doanh nghiệp trong việc đào tạo nhân viên và kiểm tra chất lượng dịch vụ, từ đó nâng cao hiệu quả chăm sóc khách hàng. 

Giải pháp tăng doanh thu với tổng đài ảo cho doanh nghiệp

• Hoạt động qua Internet: Nếu như trước kia sử dụng mạng điện thoại cố định thì tổng đài ảo hoạt động qua kết nối Internet, tiết kiệm chi phí hạ tầng.
• Không cần lắp đặt phần cứng: Toàn bộ hệ thống được quản lý và vận hành trên nền tảng đám mây mà không cần phải lắp đặt thiết bị phức tạp tại văn phòng.
• Tính năng linh hoạt: Tổng đài ảo cung cấp các tính năng tiên tiến như định tuyến cuộc gọi, ghi âm cuộc gọi, IVR (hệ thống trả lời tự động), chuyển cuộc gọi giữa các chi nhánh hoặc nhân viên từ xa.
• Khả năng mở rộng: Việc thêm hoặc bớt số lượng người dùng khi doanh nghiệp phát triển rất dễ dàng.
• Thống kê và báo cáo: Tổng đài ảo cung cấp chi tiết các báo cáo về lưu lượng cuộc gọi, thời gian chờ, và hiệu suất làm việc của nhân viên. Hỗ trợ doanh nghiệp phân tích và cải thiện các dịch vụ khách hàng.
• Hỗ trợ đa kênh: Cho phép tích hợp tổng đài ảo với các kênh giao tiếp khác như email, chat, và mạng xã hội,… Nâng cao khả năng tương tác với khách hàng một cách linh hoạt và hiệu quả.
• Quản lý từ xa: Cho phép người quản lý giám sát và điều chỉnh hệ thống từ bất kỳ đâu miễn là có kết nối internet.

Lợi ích mà tổng đài ảo mang lại cho doanh nghiệp vận hành

• Tiết kiệm chi phí: Không cần đầu tư vào việc mua sắm, lắp đặt và bảo trì thiết bị phần cứng, giúp tiết kiệm đến 70% chi phí so với hệ thống tổng đài truyền thống.
• Tăng tính chuyên nghiệp: Hệ thống cho phép tích hợp menu tự động, ghi âm cuộc gọi và phân chia các nhánh theo từng phòng ban, giúp doanh nghiệp tạo dựng hình ảnh chuyên nghiệp trong mắt khách hàng.
• Mở rộng phạm vi hoạt động: Tổng đài ảo hỗ trợ doanh nghiệp tiếp nhận cuộc gọi từ mọi nơi trên thế giới. Đồng thời cung cấp dịch vụ khách hàng 24/7, giúp thu hút và chăm sóc khách hàng quốc tế tiềm năng.
• Dễ dàng quản lý: Doanh nghiệp có thể theo dõi và quản lý toàn bộ hệ thống cuộc gọi thông qua giao diện web hoặc ứng dụng di động, đồng thời nhận được báo cáo chi tiết để đánh giá hiệu quả hoạt động.
• Nâng cao hiệu quả chăm sóc khách hàng: Hệ thống cho phép phân loại cuộc gọi theo mức độ ưu tiên và tự động chuyển tiếp đến các nhân viên phù hợp. Giải quyết vấn đề của khách hàng nhanh chóng và hiệu quả, nâng cao trải nghiệm tổng thể.

Tham khảo: SKU sản phẩm là gì? Cách đặt mã SKU để quản lý hàng hoá

Lời kết 

Việc áp dụng tổng đài ảo vừa giúp doanh nghiệp tiếp cận khách hàng vừa đơn giản hóa quy trình liên lạc một cách dễ dàng, tạo điều kiện tương tác hiệu quả. Cho phép doanh nghiệp thu thập và phân tích dữ liệu khách hàng thông qua các cuộc gọi, giúp đưa ra những chiến lược kinh doanh phù hợp hơn. Nhờ đó, doanh nghiệp tối ưu hóa các hoạt động vận hành, thúc đẩy tăng trưởng doanh thu. Và nâng cao năng lực cạnh tranh trên thị trường, đáp ứng nhu cầu khách hàng một cách nhanh chóng và hiệu quả hơn.

Hy vọng những bí quyết trên mà Antuongpro chia sẻ sẽ giúp bạn áp dụng thành công. Biến tổng đài ảo trở thành trợ thủ đắc lực, tối ưu hóa quy trình liên lạc, nâng cao chất lượng dịch vụ khách hàng và thúc đẩy sự phát triển bền vững!

Antuongpro - chuyên cung cấp thiết bị điều khiển, đo nhiệt độ - độ ẩm, năng suất, bộ đếm sản phẩm, thiết bị lấy số thứ tự, đồng hồ điện tử và hệ thống khác...Được khách hàng tin dùng tại Việt Nam.