Cấn trừ công nợ là gì? Yếu tố liên quan đến cấn trừ công nợ

Trong bài viết sau đây, Ấn Tượng sẽ chia sẻ về cấn trừ công nợ là gì? Cũng như các thông tin liên quan đến cấn trừ công nợ. 

Khái niệm về cấn trừ công nợ là gì?

Cấn trừ công nợ (hay bù trừ công nợ) là một loại giao dịch, hoạt động mua bán, cung cấp dịch vụ, hàng hóa giữa các bên với nhau. Các bên này sẽ vừa đóng vai trò là người mua vừa là người bán. Trong quá trình hợp tác với nhau, nếu có những phát sinh giao dịch thì cả hai bên phải tạo biên bản bù trừ công nợ.

Vì vừa là khách vừa là bên cung cấp sản phẩm thì cần có trách nhiệm vừa thu nợ và vừa trả nợ. Để bù trừ công nợ mỗi nhân viên kế toán thường phải:

• Cần phải xác định rõ các loại chứng từ công nợ của đối tượng.
• Tiến hành thực hiện việc cấn trừ giữa công nợ phải trả và công nợ phải thu.
• Cập nhật các hoạt động cấn trừ công nợ vào sổ theo dõi riêng.

Mỗi tháng, tiến hành lập biên bản đối chiếu công nợ gồm: Số dư của đầu kỳ, phát sinh có trong tháng hay tổng tiền trong tháng. Sau này, kế toán sẽ cần kiểm tra lại toàn bộ hóa đơn, chứng từ mua hàng của các bên thành viên cần đối chiếu công nợ.

Các loại chứng từ cần phải có khi cấn trừ công nợ

• Hợp đồng mua bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ phải ghi rõ hình thức thanh toán bù trừ công nợ, để tránh bất kỳ tranh chấp nào trong quá trình thực hiện.
• Hóa đơn giá trị gia tăng (VAT) để chứng minh giá trị hàng hóa hoặc dịch vụ đã cung cấp.
• Chứng từ/biên bản giao hàng hoặc xuất kho chứng minh việc giao hàng hoặc xuất kho đã được thực hiện theo đúng hợp đồng.
• Chứng từ/biên lai thanh toán:
• Phiếu chi, phiếu thu nếu chênh lệch công nợ ít hơn 20 triệu đồng.
• Giấy báo nợ nếu chênh lệch công nợ từ 20 triệu đồng trở lên.
• Chứng từ/biên bản đối chiếu công nợ gồm biên bản đối chiếu công nợ của cả hai bên để xác nhận số dư nợ và các khoản phải trả.
• Chứng từ/biên bản bù trừ công nợ phải có sự xác nhận rõ ràng của cả hai bên về việc bù trừ công nợ.

Tham khảo mẫu biên bản cấn trừ công nợ 

Biên bản cấn trừ công nợ là biên bản được tạo lập khi hai bên đối tác (công ty, doanh nghiệp, cá nhân) thống nhất thực hiện việc cấn trừ công nợ giữa 2 bên:

• Thông tin về các bên tham gia (tên, địa chỉ, mã số thuế, …).
• Mô tả chi tiết các khoản nợ và số tiền cần cấn trừ.
• Nguyên nhân và lý do cấn trừ công nợ.
• Các điều khoản thỏa thuận giữa hai bên về việc cấn trừ công nợ.
• Chữ ký và dấu của đại diện hợp pháp của hai bên để xác nhận sự đồng ý.

Hạch toán cấn trừ công nợ 

Quản lý công nợ là một yếu tố quan trọng trong việc duy trì sự ổn định tài chính và sự thành công của doanh nghiệp. Đã có nhiều doanh nghiệp áp lực về dòng tiền điều này ảnh hưởng nhiều đến kết quả kinh doanh. Hạch toán cấn trừ công nợ là việc ghi nhận và điều chỉnh các khoản công nợ giữa hai bên để phản ánh chính xác số dư nợ trong sổ sách kế toán. 

• Các khoản phải trả cho nhà cung cấp: Các khoản tiền mà doanh nghiệp nợ nhà cung cấp về việc mua sắm vật tư, thiết bị, hàng hóa, dịch vụ.
• Các khoản phải thu của khách hàng: Các khoản tiền mà doanh nghiệp chờ thu từ khách hàng sau khi đã cung cấp hàng hóa hoặc dịch vụ.
• Các khoản trả khác: Các khoản tiền mà doanh nghiệp phải thanh toán ngoài các khoản phải trả nhà cung cấp. Gồm các khoản nợ công nhân viên, phải nộp thuế, các khoản vay nợ, ký quỹ, ký cược.
• Các khoản thu khác: Các khoản tiền mà doanh nghiệp chờ thu từ các nguồn khác ngoài khách hàng. Gồm các khoản thu nội bộ, tạm ứng, ký cược, ký quỹ, bồi thường vật chất.

Mỗi doanh nghiệp cần lập một quy trình quản lý công nợ phải thu theo tiêu chuẩn để đảm bảo hiệu quả tài chính và duy trì sự ổn định trong hoạt động kinh doanh. Quy trình này phải bao gồm việc xác định rõ trách nhiệm của từng cá nhân liên quan đến việc làm việc với khách hàng, từ việc theo dõi công nợ đến việc thực hiện các hành động nhắc nhở khách hàng. Các quy định cụ thể về cách thức và thời gian nhắc nhở cần được thiết lập rõ ràng để tránh tình trạng công nợ bị bỏ sót hoặc xử lý không kịp thời.

Để theo dõi công nợ khách hàng và cập nhật các phát sinh mới nhất, bộ phận kế toán phải duy trì một hệ thống theo dõi công nợ chính xác. Hệ thống này có thể là một file Excel hoặc phần mềm kế toán, tùy thuộc vào nhu cầu và quy mô của doanh nghiệp. Bộ phận kế toán sẽ căn cứ vào các thông tin quan trọng như hợp đồng, hóa đơn, phiếu xuất nhập kho, phiếu chi, sao kê ngân hàng, các khoản chiết khấu, hàng trả lại và tỷ giá để cập nhật vào file theo dõi công nợ. Việc theo dõi này phải được thực hiện một cách liên tục và thường xuyên để đảm bảo rằng tất cả các phát sinh liên quan đến công nợ được ghi nhận chính xác và kịp thời. Điều này không chỉ giúp duy trì sự minh bạch tài chính mà còn cải thiện khả năng thu hồi công nợ, từ đó nâng cao hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp.

Tham khảo: Ngân sách là gì và cách sử dụng hiệu quả để phát triển doanh nghiệp

Lời kết 

Việc cấn trừ công nợ là một phần quan trọng trong quản lý tài chính doanh nghiệp, hỗ trợ tối ưu hóa dòng tiền và duy trì sự ổn định tài chính. Quy trình cấn trừ công nợ giúp doanh nghiệp kiểm soát các khoản công nợ hiệu quả hơn. Giảm thiểu rủi ro tài chính, nâng cao quan hệ với khách hàng và nhà cung cấp, cũng như đảm bảo tính minh bạch trong hoạt động tài chính. Việc theo dõi và cập nhật công nợ một cách liên tục và chính xác là chìa khóa để duy trì sự phát triển bền vững và thành công lâu dài.

Bài viết này của Ấn Tượng sẽ giúp bạn đọc hiểu được cấn trừ công nợ là gì, cũng như nắm vững các quy trình và phương pháp liên quan. Mong rằng bạn sẽ có thêm kiến thức để áp dụng hiệu quả trong công tác quản lý tài chính của doanh nghiệp mình. 

Antuongpro - chuyên cung cấp thiết bị điều khiển, đo nhiệt độ - độ ẩm, năng suất, bộ đếm sản phẩm, thiết bị lấy số thứ tự, đồng hồ điện tử và hệ thống khác...Được khách hàng tin dùng tại Việt Nam.