Ngân sách là gì và cách sử dụng hiệu quả để phát triển doanh nghiệp

Trong mỗi một doanh nghiệp, bộ phận tài chính có nhiệm vụ lập ngân sách, một công việc mang tính chiến lược và then chốt nhằm đảm bảo sự phát triển. Giúp doanh nghiệp duy trì ổn định tài chính và nắm bắt cơ hội đầu tư, tạo nên nền tảng vững chắc cho sự phát triển dài hạn. Thế nhưng Ngân sách là gì và cách sử dụng hiệu quả nhằm phát triển doanh nghiệp mời bạn đọc tham khảo bài viết sau đây. 

Cùng tìm hiểu khái niệm ngân sách là gì?

Ngân sách là một kế hoạch tài chính chi tiết, được lập ra để dự kiến và quản lý các nguồn thu và chi tiêu trong một khoảng thời gian nhất định. Ngân sách có vai trò quan trọng trong việc giúp cá nhân, tổ chức hoặc chính phủ kiểm soát tài chính. Đảm bảo sử dụng nguồn lực một cách hiệu quả và đạt được các mục tiêu đã đề ra.

Những loại ngân sách phổ biến hiện nay

Ngân sách tổng thể (master budget): là một kế hoạch tài chính toàn diện. Mà doanh nghiệp sử dụng để dự kiến tất cả các hoạt động tài chính trong một khoảng thời gian cụ thể. Tổng hợp tất cả các khía cạnh tài chính của tổ chức, bao gồm ngân sách từ các phòng ban khác nhau. Nhằm mang đến cái nhìn tổng thể về tình hình tài chính hiện tại và tương lai của doanh nghiệp.

• Ngân sách hoạt động (operating budget):  Đây là ngân sách dự kiến chi tiết về thu nhập và chi phí hoạt động hàng ngày trong một khoảng thời gian nhất định. Giúp doanh nghiệp lên kế hoạch và kiểm soát các hoạt động kinh doanh hiệu quả.
• Ngân sách dự báo dòng tiền (cash flow budget): Loại ngân sách thể hiện lưu chuyển của tiền tệ trong doanh nghiệp trong một khoảng thời gian nhất định. Dự đoán các dòng tiền vào và ra, đảm bảo doanh nghiệp có đủ tiền mặt để đáp ứng các nghĩa vụ tài chính.
• Ngân sách tài chính (financial budget): Đây là ngân sách có vai trò chiến lược trong việc quản lý tài sản, dòng tiền, thu nhập và chi tiêu. Doanh nghiệp lập kế hoạch dài hạn và đưa ra các quyết định tài chính quan trọng.
• Ngân sách cố định (static budget): Ngân sách này có các con số cố định, dù cho các yếu tố khác như lợi nhuận hoặc doanh số có thay đổi. Được sử dụng để so sánh với ngân sách linh hoạt và đánh giá hiệu suất hoạt động.

Ngân sách có vai trò gì đối với doanh nghiệp 

Đối với mỗi doanh nghiệp lập ngân sách chi tiết và rõ ràng đóng vai trò rất lớn trong việc quản lý tài chính cùng như đưa ra quyết định chiến lược. Trước hết, ngân sách giúp lập kế hoạch và dự báo các hoạt động tài chính. Các doanh nghiệp xác định mục tiêu doanh thu, chi phí, và lợi nhuận trong tương lai. Tạo điều kiện cho các nhà quản lý đưa ra các quyết định thông minh về đầu tư, mở rộng, và tối ưu hóa nguồn lực. 

Ngoài ra, lập ngân sách giúp kiểm soát tài chính, giảm thiểu lãng phí và quản lý dòng tiền hiệu quả. Đảm bảo rằng doanh nghiệp luôn có đủ nguồn lực để vận hành và phát triển. Hơn nữa, ngân sách còn là công cụ để đánh giá hiệu suất, so sánh kết quả thực tế với kế hoạch. Ngân sách giúp đồng bộ hóa các hoạt động của các bộ phận và cá nhân, hướng đến việc đạt được mục tiêu chung của doanh nghiệp.

Nhờ vào những chức năng này, ngân sách trở thành một phần không thể thiếu trong quản lý và phát triển bền vững của doanh nghiệp.

Tham khảo: Logistics là gì? Thông tin chi tiết nhất mà bạn không thể bỏ qua

Quy trình lập ngân sách chuẩn xác và hiệu quả 

Bước thứ nhất: Dự đoán dòng tiền trong kế hoạch ngân sách

Cách lập kế hoạch ngân sách doanh nghiệp dựa vào tình hình hoạt động của doanh nghiệp trong quá khứ và hiện tại làm cơ sở. Doanh thu từ các hoạt động kinh doanh; chi phí hoạt động (nguyên vật liệu, chi phí lao động, quản lý,..); vốn;….Dựa vào đó đưa ra con số mong đợi trong tương lai. 

Công thức giúp tính toán lượng tiền mặt tự do mà doanh nghiệp có sẵn để trả nợ, đầu tư vào các cơ hội mới hoặc phân phối cho cổ đông. Công thức FCFF có thể được tính theo công thức sau:

FCFF = Lợi nhuận ròng sau thuế + Khấu hao + [Chi phí vay nợ x (1 – thuế TNDN)] – (Đầu tư mới vào TSCĐ + Thay đổi vốn lưu động)

Bước thứ 2: Lập ngân sách vốn

Là quá trình lập kế hoạch tài chính của doanh nghiệp, tập trung vào việc xác định và phân bổ các nguồn vốn cần thiết cho các khoản đầu tư dài hạn và chi phí vốn. Dưới đây là công thức chi phí vốn bình quân (WACC):

WACC=(V/E​)×KE+(V/D​)×KD

• E: Tổng giá trị vốn chủ sở hữu (Equity).
• D: Tổng giá trị nợ (Debt).
• V: Tổng giá trị vốn (E + D).
• KE: Chi phí vốn chủ sở hữu (Cost of Equity).
• KD: Chi phí nợ (Cost of Debt).

Bước thứ 3: Lập ngân sách và dự toán chi phí

Khi lập ngân sách và dự toán chi phí, doanh nghiệp cần xác định số vốn cần thiết cho các hoạt động và tổng chi phí dự kiến cho từng dự án cụ thể. Không chỉ riêng việc tính toán ở các chi phí thực tế như nhân công, nguyên vật liệu, và chi phí sản xuất. Mà còn các chi phí phát sinh gồm các khoản chi cho sửa chữa đột xuất, tăng giá nguyên liệu,… Đây là yếu tố quan trọng không thể thiếu trong việc lập kế hoạch ngân sách. Việc dự phòng cho các chi phí phát sinh từ trước giúp doanh nghiệp có sự chuẩn bị tốt nhất. Giảm thiểu rủi ro tài chính và đảm bảo khả năng ứng phó hiệu quả với các tình huống bất ngờ. 

Bước thứ 4: Thu nhập dự kiến trong tương lai của doanh nghiệp

Khác với doanh thu dự kiến, thu nhập dự kiến là con số phản ánh kết quả tài chính của doanh nghiệp dựa trên các dữ liệu hoạt động và chi phí dự kiến. Thu nhập dự kiến không chỉ bao gồm doanh thu mà còn phải trừ đi tất cả các chi phí liên quan. Để cung cấp một cái nhìn chính xác về lợi nhuận kỳ vọng của doanh nghiệp.

Công thức: Thu nhập dự kiến = Doanh thu dự kiến – Chi phí dự kiến.

Bước thứ 5: Dự đoán rủi ro

Nhằm chuẩn bị cho các biến động hoặc rắc rối không lường trước có thể xảy ra trong tương lai. Những tình huống này có thể bao gồm sự gia tăng chi phí, thay đổi trong điều kiện kinh doanh, hoặc các vấn đề phát sinh bất ngờ. Để quản lý hiệu quả, doanh nghiệp cần phải lường trước các chi phí phát sinh và xây dựng các kịch bản dự phòng.

Quản lý ngân sách là một yếu tố then chốt để đảm bảo sự vận hành trôi chảy và thành công của các dự án trong doanh nghiệp. Dù là ngân sách của bộ phận, ngân sách công nghệ thông tin (CNTT), hay ngân sách tổ chức, tất cả đều yêu cầu một cách tiếp cận dựa trên dữ liệu để đạt hiệu quả tối ưu. Hy vọng những chia sẻ về ngân sách là gì và cách sử dụng hiệu quả của Antuongpro trong bài viết trên. Giúp bạn có cái nhìn rõ ràng hơn về quy trình lập kế hoạch ngân sách và các phương pháp quản lý tài chính. Chúc bạn thành công trong việc triển khai và quản lý ngân sách, góp phần vào sự phát triển và hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp.

Antuongpro - chuyên cung cấp thiết bị điều khiển, đo nhiệt độ - độ ẩm, năng suất, bộ đếm sản phẩm, thiết bị lấy số thứ tự, đồng hồ điện tử và hệ thống khác...Được khách hàng tin dùng tại Việt Nam.